2023.09.01
キャリア採用担当者はココを見ている！書類選考通過率を上げる「職務経歴書」の書き方
リージョナルキャリア新潟のコンサルタント、松浦です。
今回は「職務経歴書」について、企業の経営者や採用担当者の方とお話するなかで、私が日々感じていることをお伝えしたいと思います。
履歴書には「JIS規格」「厚生労働省様式」などありますが、職務経歴書には規格がありません。
では職務経歴書はどのように記載すると良いのでしょうか。
職務経歴書はなぜ必要なのか？
職務経歴書は、履歴書だけでは伝えられない、業務経験や所属企業の情報などを提供し、過去の仕事におけるポジションや得意分野を明確にします。
これにより、「自身の経験や能力をより具体的に伝える」という、重要な役割を持っています。
企業の経営者や採用担当者は、職務経歴書の内容を確認し、「もしこの人が入社したらこの仕事が任せられそう」「最初は経験ある仕事からスタートしてもらい、徐々に職務範囲を広げてもらおう」などと想像しながら、選考を進めていきます。
書類選考の次は面接となりますので、職務経歴書は面接に進むために極めて重要な書類です。
職務経歴書の概要
職務経歴書は、過去から現在までの業務内容や実績・知識・スキルを伝える書類です。
大まかには以下のような構成になります。
- 職務要約
- 経歴詳細
- 活かせる経験知識（資格）
- 自己PR
特に様式は決まっていませんが、面接官は履歴書と職務経歴書を手元に並べておき、それを見ながら質問することもありますので、履歴書と職務経歴書は入社順に書くなど、時系列を揃えましょう。
例えば、履歴書は昇順、職務経歴書は降順で書くと、読みにくい印象を与えてしまいます。
また様式が決まっていないということは、自分が採用担当者、面接官に伝えたいことを伝えられる自由度の高いツールにもなります。いわゆるプレゼン資料と考えてもいいでしょう。
「プレゼン資料」ですので、読みやすく、伝わりやすい、長すぎず、短すぎないことを意識しましょう。
経歴詳細には何を書けばいいの？
採用担当者は、書き手が丁寧な人なのか、大雑把な人なのかなどと想像を働かせながら職務経歴書を読んでいます。
正確な情報をきちんと伝えられるように作成しましょう。
以下に、職務経歴書を作成する上でのポイントをまとめます。
｜概要
まず冒頭には「在籍期間」「会社名」「従業員数」の基本項目に加え、「事業概要」「資本金」「直近の売上高」など、所属組織の概要を記載してください。
事業規模によって、リーダー経験一つとっても、役割や働き方が違ってきますので、概要は必ず書き添えましょう。
｜実績を具体的に
組織概要を記載したうえで、次に「誰に」「何を」「どのように」「何をしてきたか」を書きます。
実績数字を交えて定量的に示すことを心がけましょう。
＜例1＞自動車部品メーカー・営業職
「どのくらいの規模の取引先に」「どんな部品を」「新規開拓○割で」「売上年間○万円」と書きます。
＜例2＞経理
「○％のコスト削減に貢献」「年次決算業務の効率化で処理期間を○か月短縮」「○億円規模の会社で課長として○名の部下のマネジメント」といったように、金額や期間がわかる具体的な数字を入れます。
＜例3＞製造業
「どのメーカーのどのような機械を担当し」「どのような顧客向けの」「どのような部品を」「どのくらいの精度で」「どのくらいの量を」製造していたかを書きます。
特に異業種転職を目指すならば、「目標達成率○％」「○ヶ月連続目標達成」「メンバー◯名中◯位」など、客観的にわかりやすく書く必要があります。
伝えられる具体的なエピソードがあれば付け加えて記載すると良いでしょう。
また、応募ポジションで「これまでの経験がどのように活かせそうか」という点についても、想像しながら作成すると良いと思います。
前職と同様のポジションであれば、上記のような内容の職務経歴書で問題ありませんが、これまでの経験とは違うポジションへの応募であれば、活かせそうな経験について詳しく記載し、意欲を伝えることが大切です。
まとめ
今回は、職務経歴書の書き方について、経営者や採用担当者がどのように判断するか、という視点からお伝えしました。
【要点】
・「採用担当者は、書類を見ながら求職者のことを想像している」ということを意識して作成する
・所属している（いた）会社のデータを正確に、丁寧に伝える
・「どこで」「誰に」「何を」「どのように」「何をしてきたか」を伝える
過去の経験を思い出し、頭の中を整理したり、キャリアの棚卸しにもなりますので、まず職務経歴書を作成することをお勧めします。
職務経歴書の添削をご希望の方や、ご不明点があれば、ぜひご相談ください。
私は日々、企業の経営者や採用担当者と接点をとり、合格・不合格という結果だけでなく、「なぜその判断となったのか」などのフィードバックをできる限りいただくようにしています。
そのフィードバックを参考に、みなさまの転職のサポートをいたします。
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